So managen Sie Ihre Zeit

Stress ist der Versuch des Körpers, sich auf verschiedene Arten von Überlastung einzustellen. Jeder ist einmal gestresst oder hat mit Zeitfressern zu kämpfen. Mit dieser Situation müssen Sie sich aber nicht abfinden - Sie können etwas daran ändern, um mehr aus Ihrer Zeit zu machen!

Stress wird vielfach in „guten Stress“ (Eustress) und „schlechten“ Stress (Distress) eingeteilt. Positiver Stress (Eustress) ist eine leistungsfördernde Spannung und Mobilisierung im Sinne einer Motivation und Herausforderung. In der heutigen Gesellschaft wirkt es "wichtig", immer beschäftigt zu sein. Doch negativer Stress belastet uns schwer. Nach dem Stressforscher Lazarus ist Stress nicht nur ein Reiz  oder eine Reaktion. Stress ist der gesamte Prozess, durch den wir Herausforderungen bewerten und bewältigen. Stress entsteht dann, wenn die Anforderungen die Anpassungsfähigkeiten oder Ressourcen der Person zu sehr beanspruchen oder übersteigen.

Die Reaktionen auf Stress kann man in kurzfristige, akute Reaktionen (z.B. erhöhte Herzfrequenz, Ärger), mittel- bis langfristige Reaktionen  (Bluthochdruck, Angst-Störungen) und chronische Folgen einteilen. Stress kann von außen und von  innen kommen. Interne Ursachen von Stress sind z.B. Defizite in der Ernährung, schlechte  Durchblutung, Müdigkeit, Neurosen oder fixe Ideen. Zu externen Stressoren gehören familiäre und/oder finanzielle Probleme, Schwierigkeiten in der Schule oder zwischenmenschliche Probleme. Interne und externe Faktoren zusammen generieren Stress-Reaktionen. Wie sich Dauerstress auswirkt
lesen Sie hier.

Zeitmanagement

Sehr hilfreich, um  Stress zu vermeiden und einen genauen Überblick über sein Zeitmanagement zu  bekommen, ist ein Zeitprotokoll anzulegen. Fertigen Sie eine Woche ein Zeitprotokoll an und notieren  Sie genau, wieviel Zeit Sie für welche Tätigkeiten verwenden. Dabei sollte möglichst eine Woche  gewählt werden, die den Alltag repräsentiert. Wofür wird die meiste Zeit aufgewandt und inwiefern  entspricht es den eigenen Bedürfnissen und Vorstellungen? Es ist unmöglich, alle Aufgaben an einem einzigen Tag zu lösen. Meistens ist es aber vollkommen ausreichend, wenn man sich klare Prioritäten  setzt.

Eisenhower Prinzip

Ordnen Sie Ihre täglichen Aktivitäten den 4 Quadranten nach den Kriterien „dringlend/nicht dringend“ und „wichtig/unwichtig“ zu. Als erstes müssen Sie natürlich die Aufgaben aus Quadrant I erledigen. Ihr Ziel  sollte aber sein, diesen Bereich in Zukunft kleiner werden zu lassen. Als zweites sollten Sie sich mit  dem Inhalt von Quadrant II beschäftigen. Mit Aktivitäten aus Quadrant II bekommen Sie Ihr Leben unter  Kontrolle und sorgen dafür, dass Sie weniger Zeit für Quadrant I verwenden müssen. (siehe Tabelle)

Die ABC-Methode

Die Stärke dieser Methode liegt in ihrer Einfachheit. Listen Sie zunächst alle Aufgaben, die Sie erledigen  müssen auf. Anschließend ordnen Sie allen Aufgaben einen Buchstaben nach folgendem System zu:

  • A Eine Aufgabe, die mit einem „A“ markiert ist, ist sehr wichtig. Es handelt sich um etwas, was Sie machen müssen. Lassen Sie die Aufgabe liegen, hat dies unangenehme Folgen.

 

  • B „B“ Aufgaben sollten Sie erledigen. Sie sind keinesfalls so wichtig wie „A“ Aufgaben, können aber nicht unbegrenzt nach hinten verschoben werden. Diese Aufgaben können zu einem späteren Zeitpunkt auch  schnell zu „A“ Aufgaben werden.

 

  • C Bei einer „C“ Aufgabe handelt es sich um Dinge, die zunächst unvollendet bleiben können. Es gibt  keinen bestimmten Stichtag, an dem Sie die Aufgabe erledigt haben müssen.

Planen Sie für Ihre sehr wichtigen Tätigkeiten (A) mindestens einen Zeitraum von 65% Ihrer Zeit ein. Für  die B-Aufgaben sind 20% und für die C-Aufgaben sind 15% Ihrer Zeit notwendig.

 

ALPEN-Methode

Die Alpen-Methode ist eine einfache, bei richtiger und konsequenter Handhabung aber sehr effektive Art,  seinen Tagesablauf zu planen.

  • A ufgaben notieren, die zu erledigen  sind.
  • L änge der Aufgabenerledigung auflisten bzw. Zeitbedarf der Aufgaben realistisch schätzen.
  • P ufferzeiten reservieren für unvorhergesehene, dringliche Aufgaben oder Probleme.
  • E ntscheidungen treffen über die Reihenfolge der Aufgaben und Prioritäten setzen.
  • N achkontrolle am Abend des Tages und Übertrag unerledigter Aufgaben auf den nächsten Tag.

 

O-Termine

Damit das Chaos keine Chance hat, tragen Sie jeden Tag eine halbe Stunde "O" in den Terminkalender  ein. Diese Zeit ist reserviert für "Organisieren" und "Ordnung schaffen": Stapel abtragen, Papiere  abheften, E-Mails löschen, eine Schublade entrümpeln usw. Die O-Termine helfen auch gegen Ablenker und Zeitdiebe. Richtiges Zeitmanagement kann viel zur Lebensqualität beitragen; versuchen Sie es doch einfach einmal!

  • Datum 07.11.2016
  • Autor CB

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